Regras a observar no sistema de inventário permanente
As entidades abrangidas pela aplicação do sistema de inventário permanente devem proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período. Adicionalmente, estas entidades devem identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos. Entidades excluídas da obrigatoriedade de adoção do inventário permanente
Ficam excluídas da aplicação do sistema de inventário permanente:
as microentidades, considerando-se como tal aquelas que à data do balanço, não ultrapassam dois dos três limites seguintes:
Total do balanço: 350.000€
Volume de negócios líquido: 700.000
Número médio de funcionários durante o período: 10
Entidades que exerçam as seguintes atividades:
Agricultura, produção animal, apicultura e caça;
Silvicultura e exploração florestal;
Indústria piscatória e aquicultura;
Pontos de venda a retalho que, no seu conjunto, não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300.000 euros nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade;
Prestação de serviços, considerando-se como tais as que apresentem, no exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300.000 euros nem 20% dos respetivos custos operacionais.
Nota: As dispensas previstas para as Vendas a Retalho e para os Prestadores de Serviços mantêm-se até ao termo do exercício seguinte àquele em que, respetivamente, as atividades e as entidades neles referidas tenham ultrapassado os limites que as originaram.
Recorde-se que a inexistência ou insuficiência de elementos de contabilidade que impossibilitem o controlo dos inventários e consequentemente confirmem que as demonstrações financeiras apresentam de forma apropriada a posição financeira, o desempenho financeiro e as alterações na posição financeira podem levar à aplicação de métodos indiretos de determinação da matéria coletável, nos termos do artigo 57.º do Código do IRC e dos artigos 87.º e 88.º da Lei Geral Tributária (LGT). Por outro lado, vários benefícios fiscais estão dependentes da existência de contabilidade organizada de acordo com a normalização contabilística (entre outros, o RFAI e a DLRR, nos termos dos artigos 22.º, n.º 4 alínea a) e 28.º alínea b), respetivamente, do CFI). Quanto à periodicidade do registo contabilístico, esta não está legalmente estabelecida, devendo atender-se às especificidades da entidade, considerando-se aceitável que o registo contabilístico em sistema de inventário permanente possa ser efetuado mensalmente. De acordo com a CNC «a aplicação do sistema de inventário permanente na escrituração comercial digráfica, pode basearse em registos extra contabilísticos, os quais deverão identificar os bens quanto á natureza, quantidade e custos unitários e globais, suscetíveis de permitirem o controlo da correspondência entre os valores constantes dos registos contabilísticos e os valores apurados com base nas contagens físicas dos inventários.» Estes registos extra contabilísticos constituem o suporte dos registos contabilísticos do SIP, os quais, por sua vez, permitem revelar a situação tributária dos contribuintes. Por este facto, são passíveis de ser examinados pelos funcionários da Inspeção Tributária e Aduaneira, nos termos do artigo 29.º do Regime Complementar do Procedimento de Inspeção Tributária e Aduaneira (RCPITA). Em conclusão, se uma entidade está obrigada a utilizar o sistema de inventário permanente pelo normativo legal já referido, terá de dispor de um sistema de controlo das existências para respeitar as orientações expressas pela administração tributária, o que lhe permitirá, por sua vez, efetuar os registos contabilísticos correspondentes por forma a cumprir a exigência do SNC.